Power Automateで業務自動化。障害者社員が担うRPA業務の設計と実践

RPA業務の特徴は、「手順が明確」「成果が数値で見える」「在宅で完結できる」という3点です。これはそのまま、障害者雇用における「担当しやすい業務」の条件と重なります。特にASD特性のある方は、「フローを正確に組む」「例外条件を細かく設定する」という作業において驚くほどの集中力と精度を発揮することがあります。

さらに重要なのは、「作ったものが形として残る」という点です。フローを1本完成させるたびに、「自分はここに貢献できている」という証拠が蓄積されます。データ入力などの作業と違い、「昨日作ったフローが今日も動いて、誰かの仕事を楽にしている」という継続的な達成感が、長期定着の強力なエンジンになります。

毎日大量に届く問い合わせメールを手動で仕分けしていた業務を、Power Automateで自動化した事例です。件名・差出人・キーワードに基づいて自動で担当者に転送し、SharePointのリストに件名・受信日時・対応状況を自動記録するフローを構築しました。担当者が「今日は何件来ているか」を毎朝確認する作業も、Teams通知で自動化されました。

このフローを構築したのは、精神障害のある社員でした。「自分の作ったフローのおかげで、毎朝みんながスムーズに仕事を始められる。それが嬉しくて、次は何を自動化できるか考えるのが楽しくなった」という言葉が印象的です。

複数部署から毎週送られてくるExcelファイルを集め、データを統合して経営会議用のレポートを手作業で作成していた業務を自動化しました。SharePointの指定フォルダにファイルを置くだけで、Power AutomateがデータをExcelに集計し、テンプレートに流し込んだレポートを自動生成して指定メンバーに送付するフローです。

ADHD特性のある社員がこのフロー構築を担当し、「自分は単調な集計作業は苦手だけど、どうやって自動化するかを考えることは得意だとわかった」と話しています。特性の「苦手」がそのまま、「自動化すべき業務」を見極める眼力に変わりました。

経費申請や休暇申請が紙やメールで行われていた企業で、Power Automateを使ったデジタル承認フローを構築した事例です。申請者がフォームを送信すると、上長にTeams通知が届き、承認・却下のボタン一つで処理が完了。結果は申請者にも自動通知され、承認済み記録はSharePointに自動保存されます。

このフロー構築で特に評価されたのは、「例外ケースの処理」でした。「上長が不在のとき」「金額が一定額を超えるとき」「急ぎ対応が必要なとき」——細かい条件分岐を漏れなく設定したのはASD特性のある担当者で、「自分のこだわりが、こういうところで役に立てると知った」と語っています。

Power AutomateのRPA技術は、段階的に習得していくことができます。最初の1ヶ月は基本操作の習熟と、簡単なメール通知フローの構築から始めます。ここで「動くフローが作れた」という体験が、次のステップへのモチベーションになります。

上級レベルに達した受講者の多くは、「自分が作ったフローを後輩に教える側」になっています。「教えることで、自分の理解がさらに深まる」という好循環が生まれており、社内のRPA推進担当として独り立ちするケースも出てきています。

TSUNAGU 編集部

障害者雇用専門

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