雇入れ計画書の作り方、全部教えます。ハローワークに出す書類・記載項目・よくある記載ミスを完全解説

雇入れ計画（正式には「障害者雇入れ計画」）は、障害者雇用促進法に基づいて厚生労働大臣（実務上は都道府県労働局・ハローワーク）が、一定の条件を満たす障害者雇用率未達企業に対して作成を命令する計画書です。

作成命令の対象となるのは、主に「雇用率未達かつ不足人数が一定規模以上」の企業です。対象となった企業は、原則として2年間の雇入れ計画を作成し、提出期限内（通常は命令から1〜2ヶ月程度）にハローワークへ提出しなければなりません。

計画期間は通常2年間で、その間に段階的に障害者を雇い入れることを計画します。単なる「目標の宣言」ではなく、「いつ・何名・どのような業務で・どのチャネルから採用するか」を具体的に記載することが求められます。

雇入れ計画作成命令——提出期限・計画期間・記載要件を正確に把握することが第一歩

雇入れ計画の提出に際して必要となる書類は、主に以下の通りです。担当ハローワークによって様式や追加資料の要求が異なるため、事前に確認することをお勧めします。

①の計画書本体が最も重要ですが、③④の添付資料の充実度がハローワーク担当者への「本気度の証明」になります。特に「現在どのような採用活動を行っているか」の記録は、計画書の信頼性を高める上で効果的です。まだ本格的な採用活動を始めていない場合でも、「ハローワーク求人を登録済みであること」「就労移行支援事業所に問い合わせ済みであること」を示す記録があると印象が変わります。

• 1【最優先】管轄ハローワークに連絡し、計画書の正式様式・提出期限・追加資料の要件を確認する（電話でも可。窓口に行くのが最も確実）
• 2【次に】前年6月1日時点の障害者雇用状況報告書の写し・現在の在籍障害者リストを人事台帳から抽出する
• 3【並行して】過去1〜2年間のハローワーク求人登録履歴・応募者数・面接数・採否の記録を整理する（「採用しようとしてきた形跡」の証拠として機能する）

雇入れ計画書の様式はハローワークによって若干異なりますが、共通して記載が求められる主要項目は以下の通りです。各項目で「何を書くべきか」「何をNGとすべきか」を解説します。

各記載項目で「具体性」を意識することが、計画書の信頼性を左右する

ハローワーク担当者は毎年多数の雇入れ計画書を確認しています。その中で「この会社は本気で取り組もうとしている」と評価される計画書と、「形式だけ整えた計画書」は、記載内容の具体性・整合性・実現可能性で明確に区別されます。

「事務職として採用予定」という記述は評価されません。「週3日・1日4時間、経理部門での請求書データ入力および照合確認業務（Excelを使用）」のように、実際の作業レベルで書くことで計画の実現可能性が格段に高まります。業務が具体的に書かれているということは、社内で受け入れの合意が取れている可能性が高いとハローワーク担当者は判断します。

「ハローワーク求人を登録する予定」より「○月にハローワーク求人を登録済み（求人番号：XXXX）」という記述の方が信頼度が高い。また「就労移行支援事業所○社に連絡済み・実習受け入れ検討中」といった進捗情報を添えると、採用活動の本気度が伝わります。

計画書の「採用活動強化策」欄に、「これまで採用が進まなかった主因（業務設計の未整備・受け入れ部門の特定ができていなかった等）とその改善策（○月までに部門別業務棚卸しを実施する）」を記載すると、ハローワーク担当者が「この会社は問題の所在を理解している」と判断し、指導も建設的な方向に進みやすくなります。

「2年間で一気に5名採用」という計画より、「1年目：1〜2名、2年目：3〜4名（法定雇用率達成ライン）」という段階的な計画の方が現実的かつ評価されやすいです。1年目で未達でも「計画通りのペース」として説明できる余裕を持たせることが、2年間の実行を乗り切るための戦略です。

「担当者名：〇〇（人事部）」だけでなく、「採用推進体制：人事部長・〇〇部部長を含む推進委員会を設置し、月次で進捗を確認する」といった社内体制を一行添えると、「担当者任せではない」という印象を与えられます。実際に推進委員会が動いている必要はありますが、少なくとも経営承認を得た上で計画を提出していることが伝わります。

ハローワーク担当者が実際によく指摘する記載ミス・提出時のトラブルをまとめました。提出前に必ずチェックしてください。

提出前チェックリストの活用——よくある記載ミスを事前に潰す

• 計画書の様式はハローワーク指定の最新版を使用しているか
• 計画開始時の雇用率・雇用者数は直近の報告書と一致しているか
• 目標雇用率は最新の法定雇用率（2026年7月〜2.7%）以上に設定されているか
• 年度別採用目標人数の合計が、目標雇用率達成に必要な採用数と整合しているか
• 配属予定業務に「部門名・具体的な作業内容・勤務形態（週時間数）」が記載されているか
• 採用チャネルが2つ以上列挙されているか
• 配属予定部門の責任者の承認を取得済みか
• 経営トップ（代表者・人事担当役員）の承認・署名は取得済みか
• 添付書類（雇用状況確認資料・採用活動記録）は揃っているか
• 提出期限までに余裕があるか（最低でも3営業日前までに担当者確認を取ること）

前回の記事でも触れましたが、雇入れ計画は「作って提出すれば終わり」ではありません。2年間の実行責任と進捗報告義務が伴います。計画書を提出した段階で、同時に「2年間の運用設計」を立てておくことが、担当者の将来の疲弊を防ぐ最重要ポイントです。

この運用スケジュールを計画書提出と同時に「社内カレンダー」に入れておくことを強くお勧めします。2年後の期限は遠いように感じますが、四半期ごとの確認・面談対応が積み重なると、その準備作業が担当者の定期業務として負荷になります。最初から「いつ・何をするか」をカレンダー化しておくことで、直前の慌ただしさを防げます。

担当者が最も困るのは「社内の誰も動いてくれない」ことです。雇入れ計画書の作成を機に、社内の関係者を動かすための「根拠資料」を一度作っておくと、計画実行期間の2年間を通じて活用できます。

経営陣は「法的リスク」より「コスト・ブランド・採用への影響」で動きます。以下のような試算資料を1ページで作ると、経営承認を得やすくなります。

• 1納付金の年間コスト試算：「現在○名不足→年間○万円の納付金（月5万円×不足数×12ヶ月）」
• 2雇用達成した場合の調整金受給可能額：「○名採用で年間○万円の調整金受給見込み」
• 3社名公表リスクの具体化：「公表後の採用ブランドへの影響・取引先への影響を考慮した機会損失の概算」
• 4助成金活用による採用コスト軽減：「人材開発支援助成金活用で研修費用の○割が助成される可能性」

「障害者を受け入れてほしい」と言っても現場が動かない最大の理由は「どんな業務をさせればいいかわからない」「管理コストが増えそう」という不安です。以下のような1枚ペーパーを部門長向けに用意すると、受け入れ承認を得やすくなります。

• 1想定する採用者のプロフィール（例：精神障害・週30時間・PC操作可能・コミュニケーション課題少）
• 2担当してもらう予定の業務リスト（例：月次集計データ入力・会議資料印刷・メール一次振り分け）
• 3週の業務時間数の概算（例：週30時間のうち、このリストの業務だけで週20時間分ある）
• 4「現場担当者がやること」の明確化（例：週1回の15分面談・業務指示はTeamsでテキスト送信）
• 5採用後の支援体制（例：就労移行支援事業所のジョブコーチが定期訪問・人事が月次でフォロー）

計画書の記載を充実させることは重要ですが、それ以上に重要なのが「計画書に書ける内容を実際に作ること」です。言い換えると、計画書を作る前に「受け入れ可能な業務の設計」が済んでいなければ、計画書はどれだけ丁寧に書いても「絵に描いた餅」になります。

業務設計とは、「どの部門の・どの業務を・週何時間・どんな手順で・どんなITツールを使って・どんな障害特性の人が担当するか」を具体的に設計することです。これが整っていれば計画書は自然と書けます。整っていなければ、担当者はいつまでも「言い訳の計画書」を作り続けることになります。

• 1ステップ1【業務棚卸しシートの作成】各部門に「週○時間以上ある・PCで完結できる・マニュアル化できる」業務のリストを記入してもらうシートを配布する（部門長宛ての依頼文を添付し、1週間以内の回答を求める）
• 2ステップ2【業務候補の絞り込み】回収したシートから「週10時間以上の定型業務で、マニュアル化が可能なもの」をピックアップ。合計で週20〜30時間になるよう複数部門から組み合わせる
• 3ステップ3【受け入れ部門との合意形成】候補業務の部門長と個別に話し合い、「受け入れる業務範囲・勤務形態・サポート体制」について合意を得る。この合意内容が計画書の「配属予定業務欄」に書く内容になる

この3ステップは最低でも2〜3週間かかります。計画書の提出期限が1〜2ヶ月後と考えると、提出1週間前から動くのでは間に合いません。計画作成命令を受けた段階で、即座にステップ1を開始することが重要です。

業務棚卸しワークショップ——計画書作成と並行して、受け入れ可能業務を各部門から洗い出す

雇入れ計画書の作成は、ハローワークへの提出義務という側面だけで捉えがちですが、本来は「自社がどう障害者雇用を実現していくか」を言語化する機会です。計画書を書く過程で「どこに業務があるか」「誰が採用担当になるか」「どのチャネルで採用するか」を整理することは、採用活動を前に進めるための思考整理にもなります。

担当者一人で全てを抱え込まないためにも、計画書の作成プロセスを「社内を巻き込む機会」として使ってください。計画書を書くために部門長と話す、経営陣の承認を取る——これらは面倒に感じますが、その過程で得られる社内の理解と協力こそが、2年間の計画実行を支える基盤になります。